Účinné od: 28. září 2026
Poslední aktualizace: 28. září 2026
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Stručně
Brainee je interní aplikace provozovatele určená zejména k evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců prostřednictvím WhatsAppu. Údaje nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je a neposkytujeme je jiným firmám pro jejich vlastní marketing.
1. Rozsah těchto zásad
Tyto zásady popisují zpracování osobních údajů v interní aplikaci Brainee, vedené v prostředí Meta for Developers pod technickým názvem wacap.
Brainee propojuje firemní WhatsApp Business účet prostřednictvím WhatsApp Business Platform / Cloud API s interním docházkovým systémem provozovatele.
Aplikace je v současnosti určena pouze pro vlastní provoz provozovatele a jeho oprávněné uživatele. Není nabízena jako veřejná služba ani jako víceklientská platforma pro jiné firmy. Pokud se způsob použití změní, budou tyto zásady před takovým rozšířením aktualizovány.
2. Správce osobních údajů
Lukáš Koloc
Úklid – čištění EL
IČO: 03453511
Kavánova 1110
512 51 Lomnice nad Popelkou
Česká republika
E-mail pro ochranu osobních údajů: info@clean-up.cz
Telefon: +420 601 183 310
Správce určuje účely a prostředky zpracování údajů v Brainee. Dotazy a žádosti týkající se osobních údajů lze zasílat na uvedený e-mail.
3. Jaké údaje Brainee zpracovává
Brainee může v rozsahu nezbytném pro svůj provoz zpracovávat zejména:
• Identifikační a kontaktní údaje – telefonní číslo používané ve WhatsAppu, jméno nebo profilové označení, pokud je WhatsApp zpřístupní, a vazbu čísla na oprávněného uživatele.
• Údaje z komunikace – obsah zpráv zaslaných na firemní WhatsApp číslo, zejména povely typu „příchod“ a „odchod“, a údaje potřebné k jejich správnému zpracování.
• Docházkové údaje – druh události, datum a čas příchodu nebo odchodu, související opravy a vazbu na zaměstnance.
• Technická metadata – identifikátor WhatsApp zprávy, čas přijetí, stav zpracování nebo doručení a nezbytné systémové záznamy pro zabezpečení a řešení chyb.
• Provozní identifikátory Meta – technické identifikátory WhatsApp Business účtu, telefonního čísla a integrace, pokud jsou potřebné k provozu propojení.
Pokud uživatel zašle jiný obsah než očekávaný docházkový povel, může být tato zpráva technicky přijata systémem. Uživatelé proto nemají prostřednictvím Brainee zasílat citlivé údaje ani obsah, který nesouvisí s určeným pracovním použitím.
Brainee nevyužívá údaje k profilování, reklamě ani k automatizovanému rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky.
4. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme přímo od uživatele při komunikaci s firemním WhatsApp číslem a z interních evidencí provozovatele potřebných k přiřazení telefonního čísla ke konkrétnímu zaměstnanci.
Technická metadata jsou vytvářena při přenosu a zpracování zprávy prostřednictvím služeb Meta a Brainee.
5. Účely a právní důvody zpracování
Údaje zpracováváme pro následující účely:
• Evidence pracovní doby a plnění povinností zaměstnavatele – zpracování docházkových událostí je nezbytné pro plnění pracovněprávních a souvisejících zákonných povinností.
• Plnění pracovněprávního vztahu – identifikace uživatele a zpracování jeho docházkového povelu slouží k organizaci a evidenci práce.
• Bezpečný a spolehlivý provoz aplikace – technické záznamy používáme k ochraně systému, řešení chyb, prevenci zneužití a doložení správnosti záznamu.
• Ochrana právních nároků – nezbytné údaje mohou být uchovány a použity k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
Právním základem je podle konkrétní situace zejména plnění právní povinnosti, plnění smlouvy nebo opatření souvisejících s pracovněprávním vztahem a oprávněný zájem správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b), c) a f) GDPR.
6. Jak údaje používáme a zabezpečujeme
Zpráva je přijata přes WhatsApp Business Platform / Cloud API, předána do Brainee, vyhodnocena a podle svého obsahu převedena na příslušný docházkový záznam.
Přístup k údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění pracovních úkolů nebo ke správě systému.
Správce používá přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupových oprávnění, ochranu přístupových údajů, omezení přístupu k infrastruktuře, aktualizace systému a provozní záznamy.
Přes veškerou péči nelze zaručit absolutní bezpečnost žádného internetového přenosu.
7. Příjemci a poskytovatelé služeb
Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:
• společnostem ze skupiny Meta a WhatsApp, které zajišťují přenos zpráv a provoz WhatsApp Business Platform;
• poskytovatelům hostingu, technické infrastruktury, zálohování nebo odborné podpory, pokud se na provozu Brainee podílejí;
• oprávněným zaměstnancům a spolupracovníkům správce;
• orgánům veřejné moci nebo odborným poradcům, pokud to vyžaduje zákon nebo ochrana práv správce.
Data neprodáváme a nesdílíme je s třetími stranami pro jejich vlastní reklamu.
Meta a WhatsApp mohou zpracovávat údaje také podle vlastních podmínek a zásad ochrany soukromí:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
https://www.facebook.com/privacy/policy/
Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě je přenos založen na odpovídajícím právním mechanismu a ochranných opatřeních poskytovatele.
8. Doba uchování
• Docházkové záznamy uchováváme po dobu trvání pracovněprávního vztahu a následně po dobu nezbytnou ke splnění zákonných archivačních povinností a k ochraně právních nároků.
• Obsah docházkových povelů a jejich metadata uchováváme pouze po dobu potřebnou pro vytvoření a kontrolu docházkového záznamu a řešení případných nesrovnalostí.
• Technické a bezpečnostní logy uchováváme po dobu nezbytnou k zabezpečení a řešení chyb, standardně nejdéle 90 dnů. Déle pouze tehdy, pokud je konkrétní záznam potřebný pro řešení bezpečnostního incidentu, právního nároku nebo zákonné povinnosti.
Jakmile údaje nejsou potřebné pro uvedené účely, jsou bezpečně vymazány nebo anonymizovány.
9. Práva uživatele
Za podmínek stanovených právními předpisy má uživatel zejména právo na:
• přístup ke svým osobním údajům;
• opravu nepřesných údajů;
• výmaz nebo omezení zpracování;
• vznesení námitky proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
Uživatel má také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
https://uoou.gov.cz
10. Žádost o výmaz uživatelských dat
Každý uživatel může požádat o výmaz údajů, které o něm Brainee zpracovává.
1. Zašlete e-mail na info@clean-up.cz s předmětem „Výmaz dat Brainee“.
2. Uveďte své jméno, telefonní číslo používané ve WhatsAppu a stručně popište, jaké údaje žádáte vymazat.
3. Za účelem ochrany údajů můžeme přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele.
4. Po ověření žádosti vymažeme nebo anonymizujeme údaje, které již nemusíme uchovávat, a výsledek potvrdíme e-mailem.
Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce.
Některé docházkové nebo pracovněprávní údaje nelze vymazat okamžitě, pokud jejich uchování vyžaduje zákon nebo je nezbytné k ochraně právních nároků. V takovém případě žadateli vysvětlíme důvod a předpokládanou dobu dalšího uchování.
Samostatné pokyny pro odstranění dat jsou dostupné na adrese:
https://clean-up.cz/brainee-data-deletion
11. Změny těchto zásad
Zásady mohou být aktualizovány zejména při změně funkcí Brainee, zapojených poskytovatelů nebo právních požadavků.
Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této adrese s uvedením data poslední aktualizace.
Kontakt:
Lukáš Koloc
Úklid – čištění EL
E-mail: info@clean-up.cz
Telefon: +420 601 183 310